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Decidere quando inviare un comunicato stampa

di , 2 Febbraio 2019

Stavo pensando a cosa scrivere sul tema “quando inviare un comunicato stampa”, quando, ieri notte, ho fatto un sogno.

Lavoro in un ufficio stampa. Un giornalista di una testata autorevole, la più indicata per vedere pubblicato un articolo in merito al mio cliente, è disperato. Manca poco alla chiusura del giornale e nel novero dei pezzi da consegnare ne manca uno. Non sa cosa scrivere. Controlla freneticamente le mail, in cerca di un comunicato stampa con una notizia per lui. Ora, l’azienda cliente, per la quale sto svolgendo l’incarico di addetta stampa, è specializzata in quinoa e vuole farsi conoscere ai clienti intolleranti al glutine. La rivista tratta di alimentazione per celiaci. Scorrendo le mail, il nostro giornalista, che chiameremo, nome di fantasia, Gep Gambardella ,vede che proprio ieri gli è arrivato il nostro comunicato stampa: “I pregi nutrizionali della quinoa e i nuovi prodotti X per gli intolleranti al glutine”. Gambardella sta pensando proprio a un articolo tematico sui cereali senza glutine e ha bisogno di alcuni dati di mercato sulla diffusione della quinoa. Mi chiama. Da buon addetta stampa, gli mando, oltre al comunicato che ha già, materiale di approfondimento e ci accordiamo per un’intervista al direttore marketing dell’azienda. Gep Gambardella è felicissimo e io pure.

Ripeto, era un sogno. Capita raramente che le esigenze di giornalisti e uffici stampa siano in sincronia perfetta (anche perché, oggi le caselle di posta elettronica sono sature, ma questo è un altro discorso…).

Per questo, sapere quando inviare un comunicato stampa è decisivo per un’agenzia di comunicazione. Un comunicato mandato troppo in anticipo potrebbe essere dimenticato. Un comunicato inviato troppo tardi sarà ignorato. Commettere errori nella programmazione degli invii avrà conseguenze concrete nella visibilità che il comunicato stampa potrà ottenere sui giornali.

Come decidere quando inviare un Comunicato Stampa?

Ecco qualche consiglio utile per decidere quando inviare un comunicato stampa.

Avere chiare le deadline delle redazioni delle testate che ci interessano

I nostri destinatari sono quotidiani, settimanali, quindicinali, mensili, periodici bimestrali, giornali on line? Ciascuna testata ha tempi redazionali differenti. Quando non siamo sicuri delle scadenze redazionali di una rivista, una telefonata ci toglierà il dubbio. “Scusi, sono l’addetta stampa Y, entro quando vorreste ricevere i comunicati stampa per il prossimo numero?”.

Considerare gli stili di lavoro dei giornalisti

Chi lavora sulla cronaca o, in ogni caso, su tempi stretti, è abituato a ragionare giorno per giorno: questo giornalista, quando guarda le mail, cerca solo quello che gli interessa per il suo lavoro imminente. Mandare un comunicato in anticipo non gli sarà utile. Il giornalista di un periodico specializzato o un collaboratore abituato a lavorare su speciali a tema ragiona in modo diverso. Se riceve un comunicato stampa di un argomento che tratterà il mese prossimo, lo salva in una cartella apposita e lo recupera al momento opportuno.

Tenere in considerazione il tema che stiamo trattando

Definire quando inviare un comunicato stampa, inoltre, dipende dal tema che stiamo trattando. Gli uffici stampa si informano per tempo sul piano editoriale delle testate e sul loro palinsesto. Il giornale di alimentazione per celiaci, ad esempio, sul numero di dicembre pubblica, tutti gli anni, articoli con idee per il pranzo di Natale senza glutine. Se ho un comunicato che spiega come la quinoa si presti a ricette elaborate, sia un cereale adatto a tutti, salutare e molto nutriente, lo invierò ai mensili il periodo prima della chiusura, in redazione, del numero di dicembre.

Quando si dice: “il tempismo è tutto”

Prima di definire il progetto di comunicazione, ufficio stampa e direzione marketing dell’azienda cliente verificano insieme gli andamenti stagionali del mercato di riferimento e le tendenze più diffuse, sui media, nell’anno in corso.

Un comunicato stampa di una mostra o di un evento culturale può essere mandato anche con largo anticipo, con cadenzati recall, alias nuovi invii, nel corso del tempo.

Molte agenzie di comunicazione, sulle mostre importanti, hanno un calendario così strutturato:

  • Comunicato stampa “Save the date”, due o tre mesi prima, per annunciare l’evento ai periodici
  • Invito alla conferenza stampa per i mensili, due mesi prima l’apertura della mostra
  • Comunicato dopo la conferenza stampa per i mensili
  • Nuovi invii la settimana prima l’apertura della mostra
  • Conferenza stampa e inaugurazione il giorno prima della mostra
  • Comunicato stampa il giorno stesso o il giorno dopo l’inaugurazione.
  • Mandare in modo tempestivo le informazioni ai giornalisti è importante soprattutto quando si lavora molto con quotidiani, settimanali e giornali on line. I media che pubblicano sul web sono più veloci, ma hanno comunque tempi e metodi di lavoro da rispettare.

I comunicati stampa con dati relativi a ricerche, report, convegni con presentazioni che includono numeri e tendenze di mercato, devono essere mandati in modo puntuale. Le agenzie che seguono i convegni, in genere, fanno partire l’invio dei comunicati poche ore dopo il discorso del relatore al pubblico.

Tra i comunicati che devono essere mandati al momento giusto, figurano quelli di risposta a un caso di epic fail, una crisi d’immagine. Quando un’azienda è sotto i riflettori, per uno scandalo vero o presunto, web e social media sono implacabili. In questo caso, i vertici aziendali, i social media manager e ufficio stampa dovranno essere molto reattivi per studiare la risposta più adatta per la gestione della crisi.

Ci sono anche casi, sporadici per fortuna, in cui la pianificazione del calendario dei comunicati stampa è un mistero. Da giornalista, per esempio, ho ricevuto comunicati con contenuti e immagini relativi a una mostra già terminata, magari con i dati di affluenza del pubblico. Nessun giornale per il quale collaboro ha mai pubblicato un articolo di una mostra che il pubblico non può più visitare: ecco perché è fondamentale comprendere quando inviare un comunicato stampa…

Io, però, non sono Gep Gambardella.

Accetto commenti e critiche costruttive, ora e sempre!

Articolo realizzato da Claudia Silivestro, giornalista, copywriter e addetta stampa, ma prima di tutto mamma e amica.